会议主持者的能力决定了会议的成败。会议主持者起到引领、控制、达成决议的重要作用。在具体主持会议时，不可能也没有必要对每一个会议中主持者该做什么、该说什么都提供一个现成的答案。这些只能靠会议主持者灵活把握和运用。但是，这不等于说没有规律可循。有一些基本要求是领导者主持会议时必须遵守的。
主持人要精心设计好会议的开场白
我们常说，看一个主持人水平究竟如何，只要听开场白就能知道个大概。正如俗话所说，良好的开端是成功的一半。有时，一个精心设计的开场白，能充分地调动起与会者的兴趣与积极性。
前不久，北京某传媒大学召集了一个出版会议，并请到了著名出版家作报告。
会场上，主持人是这样声情并茂地进行开场白的：
30多年前，福建大学的礼堂里，有场轰动一时的讲座，有位主讲人认为：“一流人才当作家、二流人才当学者、三流人才只当编辑。”这句话为作家赢来了满场的掌声，却让台下的一位青年学子深受刺激，很不服气。并立志要做个出色的编辑、出版家。这位大学生是谁呢？他就是我们今天的嘉宾，著名出版家、社会学家，北京XXX出版社的张社长。让我们以热烈的掌声欢迎张社长……
主持人的话音刚落地，会场中立即响起了热烈的掌声，与会者都是一脸期待的神情。
这显然是一个精彩的开场白。会议主持人短短几句话，就唤起了听众的兴趣和求知欲，产生巨大的吸引力，紧紧抓住听众的心。
那么，开会时，主持人如何让自己的开场白特别出彩呢？
1.紧扣主题，语言精炼。开场白的形式多种多样，可开门见山、直奔主题，如“今天我们在这里隆重集会，召开庆祝我厂成立30周年大会”、“今天，在这里举办我市暑期中层干部研讨班”。也可简单介绍一下会议的召开背景、目的，或者还可介绍主席台就座的领导和与会人员（可包括姓名、身份、职务等），如“光临今天会议的领导和来宾有：张经理、李厂长、……”、“出席今天会议的还有……”、“……也出席了今天的座谈会”。介绍出席人员时，必须要注意先后顺序，先上级后下级，先来宾后主人。同时对各位来宾的到来，主持者要表示热烈的欢迎和衷心的感谢。无论用什么方法开头，都应该紧扣主题，用精炼的语言吸引听众，自然地引出下文，不要兜圈子。
2.营造气氛，赢得听众
从人的认知角度来讲，一件事情的开始阶段留给人的印象最深刻。主持人的开场白说得怎样，直接关系到会议召开的效果和影响。开场白的语言要有鼓动性，内容要有号召性，力求营造好的会场气氛。主持者要充分展现自信和魄力，引起听众强烈的共鸣，最大限度地赢得听众，从而使会议的效果化作听众的自主意愿和自觉行动，成为促进工作目标实现的强大动力。
3.奇论妙语，石破天惊。与会者往往对那些平平淡淡的开场白不感兴趣；如果在开会的时候能用别人意想不到的见解引出话题，造成“此言一出，举座皆惊”的艺术效果，会立即震撼听众，使他们很感兴趣地听下去，这样就能达到吸引听众的目的。
4.制造悬念，激发兴趣。每个人都有好奇的天性，如果心中一旦有了疑团，非得探明究竟不可。为了激发起听众的强烈兴趣，可以使用悬念手法。在开场白中制造悬念，往往会收到奇效。制造悬念不是故弄玄虚，既不能连续使用，但是也不能悬而不解。在适当的时候应该把悬念解开，使听众的好奇心得到满足，而且也使前后内容互相照应，结构浑然一体。
小贴士
会议开场白应注意的问题：
1、准时开会，拖时开会会失去信誉。
2、直截了当地宣布会议的目的，集中大家的注意力。
3、指出议题的重要性，指出达成的决议将对人们产生的影响。
4、潜心用词，妙趣横生，活跃气氛和节奏。
5、要简洁：开场白要限制在一分钟左右。
有礼有节，掌握会议主持的礼仪
会议主持是一门学问，一门艺术。各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。会议主持人应了解和具备基本会议主持礼仪，会议主持人的礼仪主要有以下几种：
1．做好会前的准备工作。开会前要明确会议目的，确定议题、程序和开会的方法方式；选定出席的人员；确定会议的时间、地点。要把会议目的、议题、时间、地点、要求事先通知参加者，请他们做好准备。会前应收集意见，准备必要的有关资料，做好会场的准备，搞好卫生，桌椅的排列方法要适于会议的特点。做了充分准备，会议就开得顺利、紧凑，效果就会好。
2.主持人应衣着整洁、精神饱满、大方庄重，切忌不修边幅、邋里邋遢。而且，一般也要提前人会。如果需要走上主席台，应步伐稳健有力、挺胸收腹、眼观前方，切忌东张西望，显得不自信，行走的速度根据座位到主席台的距离而定。在会议进行中，主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。在会议开始，要首先介绍主要参会人员。
3.严肃会议作风。一要准时到会，不能迟到。二不准私下交谈，不允许做私活、早退席。三是发言不能信口开河，不能离题胡扯。四要集中时间和精力解决主要问题。五要发扬民主，不搞一言堂。与会者只有自由地说出自己的意见，才能更好地集思广益。主要结论应当场确认，会而有议，议而有决，决而必行。
4.主持人言谈应该口齿清楚、思维敏捷、简明扼要，可以说一些承上启下的话，但不要太长，以免显得喧宾夺主。如果需要，每个人发言结束，主持人可以进得简短总结。同时，主持人要时刻把握会议时间，必要时要提醒发言人注意时间与发言内容。
5.主持会议时，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与脚齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。在主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。
6.主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。如果遇到领导不满意某位同事的报告或观点，或会议进行一半时同事因意见不同而造成尴尬的气氛，主持人应该想法打圆场以打破僵局，继续进行会议。此外，主持人也可以先跳开这个争议的话题，选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论。
7.杜绝“小会”：会上的私下议论，只会引起纷争和相互不信任。主持人一定要杜绝“小会”，保证与会者一次只听一个人讲话。若是个别人私下说个没完，你就把全体与会者的注意力转向他们。
8.恪守时间：很多会议往往无端地浪费时间。你若扭转这一趋势，则会受到广泛的支持，主持人恪守时间，与会者就愿意会前认真准备，会上积极主动，单刀直入地表达看法。避免因迂回而浪费时间。主持人要保持按时散会，保证先宣布的时限不予变动，一有拖时间的危险，你就发出警告。
小贴士
主持人在会议中往往起到至关重要的作用，主持人的素质直接影响到会议的进程。礼仪修养作为个人修养的一部分有着举足轻重的作用，它将有利于完善主持人的个人形象，有利于促进主持人与与会者的交流。礼仪修养也不是一朝一夕就可以养成的，需要长期的培养。
主持会议是技术，更是一门语言艺术
会议是沟通协调的一个重要手段，也是公开表达意见的场所，通过参加会议能听取众人的意见及获得需要的资讯。召开会议，是为着一定的目的，有组织地商量议事、解决问题。这是一个互相交流、沟通的过程。一方面，有较多的与会人员通过会议主持人运用的语言以及表情、手势等来观察主持人的思想素质、组织决策能力和文化修养及对某个问题的态度与倾向；另一方面，主持者本人一般也利用这个机会，来贯彻自己的意图，引导与会人员作出某项判断或决策，并以此表现自己的管理艺术和才华。
有些人认为，会议只不过是一种形式而已，主持会议很容易。其实，这是一种误解。要真正主持好会议，充分调动与会者的积极性，达到预期效果，需要把握好会议的每一个细节和环节。所以，对任何一名主持者来讲，不断研究和提高主持会议的语言艺术，树立一个特定的语言形象是十分必要的。
1．整理好会议的主题
无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的目的、核心和灵魂。会议主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驭好会议之舟，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所遵循。
2．会议讲话应准确生动
会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境，并且除传达文件外，通常不易用书面文稿照本宣科。因此，如果说得不分场合，不合身份，或政策精神把握不准，就会言不达意。如实地、恰如其分地反映客观事物的实际情况，真正用简介精炼的语言，给人以启迪，给人以鼓舞。
3.会议讲话要通俗易懂
参加会议的人员，不可能都是一个知识层次，会议主持人不能不看对象，不管效果，在讲话中大谈艰深难懂的东西，即使是政策性、专业性、学术性较强的会议，主持人也要用朴实无华、浅显易懂的语言来表达深刻的内容，把深奥的道理浅显化。通俗易懂的语言不但让人听得不吃力，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短主持者同与会者的距离。
4.经常进行简短概括
简短概括如同在比赛场上翻动计分牌，能让与会者或受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点，引起与会者注意。主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地概括、评论是占一些时间，但不会影响会议进程，相反，通过简短概括，你为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。你在直接推动讨论向制定正确的解决方案挺进。
5.不调强分歧，调强合作
与会者大都有自己的态度和观点，这很自然。他们甚至知道有人持反对态度，这也没有什么关系。主持人要领导与会者共同合作，要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策，会场不是发泄个人恩怨的地方，也不是进行生死搏斗的战场，谁也不应当一意孤行。应当把个人当作决策机构中的普通一员，主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧，方案的产生离不开合作。
6.制会议的气氛
召开一个会议，会议主持人应认真地肩负起最大的责任，他应能很好地掌控到全局，应能有效地观察到所有参会者及其反应，决定整个会议气氛的基调。会议主持人也许有一些个人的偏好，但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议。会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。
7.善于打破会议上的冷场
在主持会议的时候，主持人能顺利打开局面，打破会场上的沉默，引导会议朝预想的方向发展，这是与主持人认识水平和良好的思维能力密不可分的。在会议上，主持人要善于提问，积极引导，使会场呈现上一种生动活泼、毫不拘谨的局面，才有可能从各种不同角度、不同侧而发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。
8.制止无谓的争辩
在对某个问题进行讨论时，由于与会者的学识、素养、社会经验不同，看问题的角度也就不同，因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是会议深入讨论的表现，是开始会议的好现象。但在观点已经趋向集中、明确时，主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题，主持人就应该伺机加以阻止，或说时间有限，暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接的制止。在遇到较为激烈的争辩时，主持人要随时注意有的争辩者会感情用事，进行影射、讥讽、旧事重提，在这时领导者应及时正面加以提醒、规劝，以免矛盾激化，引起争吵、冲突。如果已经发生争吵，主持者应从会议的组织性、纪律性出发，直接加以制止；对恶语伤人者，必要时进行严肃的批评，以平衡与会者的公正心理。
9.控制会议节奏
开会时利用事先准备的议程控制你自己的节奏。将议程上的议题分类，避免重复，接着分配每个议题的讨论时间并严格执行。要求会前先作好准备以节约时间。利落地开始会议并保持会议进行得速度，议程时间在七十五分种以内为宜，超过这个时间长度与会者的注意力会渐失。鼓励每个人发言，且言谈要简洁有力并与会议主题相关。会议开得越活泼，产生的意见越有创意。
10.做好会议的总结工作
会议总结是会议主持者对会议情况的归纳性陈述，是主持者对会议的画龙点睛之笔，关系到会议能否开得同满成功，关系到会议质量的高低。管理者作会议总结发言，应尊重事实，一分为二，既充分肯定成绩，又指出不足之处，尤其要对今后努力的方向和奋斗目标予以强调。总结应力求客观、符合实际。不要言过其实，随意夸大。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要及时、客观地指出存在的问题，提出今后需要努力的方面。会议的总结，往往能起到提醒、强化下属意识的积极作用，所以管理者一定要加以重视。
小贴士
会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。
主持人在会议中履行好职责：
1、控制会议的气氛
2、控制会议时间、推动会议的进程
3、协调发言
4、观察参会者的反应并给予及时的反馈
5、做讨论的总结
6、跟进会议的决定
7、会议现场的控制
开会不能跑题，主持人要打断跑题发言
原本罗列好的议程，却没有在实际会议中得到贯彻。主持会议的人一开口，大家七嘴八舌越扯越远，最后连主持人也不知道究竟说到了哪里——开会跑题现象并不少见。
对于会议主持人来说，首要任务是紧扣会议议题，防止跑题和偏题。有效的会议，主持人很重要，他要能把握场面，不能跑题，如果跑题，主持人有责任打断或拉回来。
曾经有这样的一位经理，每次开会，都几乎是冗长无比，且每次都没有明确结果。本来一个小时的事情，在他的会上，说着说着，就说成了别的事情，而且是七嘴八舌，议论纷纷。有一次，讨论一种新产品的市场试水，讨论到最后，连这位经理大学时爱吃学校食堂里的什么菜都给挖出来了，可见开会跑题有多严重。有时，甚至他自己也说得不亦乐乎。有一位员工正在汇报，他忽然想到什么事，就会当着全体与会人员的面，点评该员工的为人，说起一些细节，如有一次该员工没有做好工作，路上远远见到他，竟然绕路走，把他给气的，甚至连他们两人的对话，都会公之于众，不管表扬还是批评，都非常直接。结果时间一分一分的过去了，要下班了，才发现会议问题还没有讨论完，只有延长会议。
很多时候，会议冗长的原因就是与会者发言跑题造成的。在上例中，经理作为会议主持，不但没有及时制止发言跑题，甚至自己也参与其中，结果可想而知。
开会时跑题不可避免。一般情况下跑题并不是有意的，也不是说完全和工作无关，只不过是偏离了中心议题。有些议题本来就很容易跑题，大家听上去都是围绕这个中心点在谈，但因议题本身的开放性，发言者有时又要旁征博引一番，这会议的容量就扩大了。这时候需要主持会议者有清醒的头脑，不被发言者牵着思路走，一旦跑得太远，就要及时打断，可以用提问的方式比如“具体到这个问题，我们应该采取什么措施？”来进行引导，提醒发言者回到中心议题上来。
具体来说，防止开会跑题，主持人要做到以下几点：
1.明确会议主题。开会前要告知会议的议程、中心议题，要求与会者事先做好准备，这样发言时就不会心中无数，不会造成无意中跑题。在会议开始之前，你可以做类似以下这样的开场白：“就我的理解，今天开会的目的是XXXX；有人跟我想法不一样吗？或是我们需要增加任何主题？”。如果有这样的开场白，当有人认为有其他议题需要讨论时，就可以在此时提出，这样一来他们的提议就可事先并入议程中，而不会在会议中途突然提及而显得离题。
2.限制发言的时间。如果规定的发言时间不能超过5分钟，那就让发言者在有限的时间内讲明白问题。如果超过发言时间，就立即叫停，结束他的发言。
3.确认其他人已准备好进行下一个议题。在你要进入一个新主题之前，避免说：“好了，让我们继续进行下去”，你可以改说：“我想我们已经准备好要讨论YYYY了；针对XXXX议题，还有人有什么想要补充的吗？”。如果还有人觉得XXXX议题并未充分讨论完毕，找出解决的办法，让每个人都同意进入下一个议程。
4.杜绝私下交谈。会上的私下议论，只会引起纷争和相互不信任。主持人一定要杜绝“小会”，保证与会者一次只听一个人讲话。若是个别人私下说个没完，你就把全体与会者的注意力转向他们。你这样说：“老周和老王好像谈出些‘眉目’了，你们向大伙说说好吗？”众目睽睽之下，小会只好收场。
5.巧妙打断跑题者。遇到发言跑题者，主持人应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话，因势利导，并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题，主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉地中止，并有意识地重新强调会议的议题。
6.收束圆场。讨论会上，有时可能出现离题现象，一些人天南海北，把话题越扯越远。此时，主持人要及时收束，使其回到本题。你要十分自然地收束圆场。如说：“老陈等同志说到的问题，确实是存在的，他们的看法也很有价值，今后可专门为此开讨论会。不过，今天的中心议题是如何制定超产奖金的发放规定，大家应集中对这个问题思考议论一番。”
小贴士
会议主持人很重要，他是会议的主导者，他必须控制每个人的发言和行为，对于和主题有偏差的，他必须站出来及时纠偏。
打破会议沉默，鼓励参会者发言
会议主持人对一个会议的气氛、进度、效果起到关键的作用。好的会议主持人可以充分调动参会者的积极性，集合众人的智慧，在轻松活泼的氛围中高效地达成会议目的。
会议进行过程中，当会议主持者提出一些问题时，存在没有任何人回答的可能，在这种情况下，会议主持者应该怎么办呢？没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响，因为得不到反馈。当遇到这一问题时，会议主持人就应该使用一些技巧来鼓励参会者的发言。
会议进行过程中，当会议主持者提出一些问题时，存在没有任何人回答的可能，在这种情况下，会议主持者应该怎么办呢？没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响，因为得不到反馈。会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议。
1．指名法
主持人讲完开场白，让大家发言。开始时容易出现冷场。主持人可适当指名：：“张工，您对这个事情有什么好的思路？”“刘工，您对刚才张工提到的增加分组功能有什么更好的建议？”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样?您带个头吧！”万事开头难。实际上，会议主持者点到一个人名字时，这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题。而且往往在第一个参会者发言之后，其他参会者就会开始活跃起来，踊跃地发言。
2．激将法
好马也要扬鞭，强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。如说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱?’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢?”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗?
3．迂回法
“老王，你一直保持沉默，是不是身体不舒服?”对方可能会予以反驳，你正好顺水推舟：“那你就是有不同意见了，说出来让大家听听吧?”
4．复述法
某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。如：“老郑认为，我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”老郑听了非常高兴，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。
5.点拨法
当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。主持人应抓住关键，适当点拨，与会者便会顿开茅塞、话如泉涌了。如说：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢?从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢?”
6.榜样法
主持人可以身先士卒，带头发言，为他人作好铺垫；也可以语调亲切，言语诙谐，吸引与会者的注意力，使那些持漠然态度者也能积极投入。
主持会议的一项重要职责就是要启发引导、过渡照应、开合转承、归纳总结，把会议连成一个有机的整体。在主持会议的时候，主持人要顺利打开局面，打破会场上的沉默，引导会议朝预期的方向发展。怎样使与会者愿意说话，并且说得透彻、畅达?怎样提高会议效果?这还需要主持人灵活驾驭。另外，造成会议沉默的原因多种多样。原因不同，对策也就不同。下面是一些针对不同沉默原因而采取的相应措施：
1．清高闭守型
这类与会者往往自有一套自己的见解，他们阅历较深，处世比较严谨，一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子，而且其中有些人抱有言多必失的顾虑。主持人对待这类人，要善于点拨，多给他们一些体现和尊重。
2．羞于开头型
有时候，与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题，也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言，进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议，在需要讨论时，主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论，涉及某些人的具体利益，主持人应带头发言，作出明确的表态，为他人发言作好铺垫。
3．胆小害羞型
这类人往往年轻、社会见识少，参加的会议也不多，多半不习惯或害怕在人数众多的场合发表自己的见解、观点。会议主持人要主动鼓励他们发言，可以进行主动的提问，并告诉他们说错也没有关系。而当他们在发言时，主持人应表现出对其发言的兴趣，同时也要对他们发言中合理性的方面加以肯定。
4．议题不明型
有时候与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默。主持人应再作陈述、改变阐述的角度，也可以采取打比方、举例的方式，让与会者明白和理解。
5．敌对情绪型
这类与会者要么反对议题，要么对主持人有意见。主持人应不计较个人恩怨，对他们友好团结，可向他们采取主动发问的方式，并对他们的发言持重视的态度。
6．事不关己型
这类与会者往往对会议缺乏热情、兴趣，不愿过多投入，认为议题与己无关或认为不重要，讨论、决议是领导者自己的事情。对于这类人，主持人应积极创造民主、活泼的会议气氛，去感染带动这些同志参与，或主动与他们接近，征询他们对问题的看法，久而久之，也就能改变他们这种不配合的态度。
7．人单势薄型
这类人往往与大多数人有着不同的看法，害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。这类人的思路往往与众不同，主持人要善于主动接近，鼓励他们畅所欲言，敢于发表自己不同的看法，力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。
总之，在主持会议过程中，主持人可以通过机敏的反应、良好的口才、高超的归纳概括水平，适时打破冷场，活跃会议气氛，有条不紊地完成各项任务。
小贴士
主持人要能够洞察会场情势，抓住众人关心的话题，广开言路。你可以带头发言，进行启发引导；也可以语调亲切，言语诙谐，吸引与会者的注意力，使那些持漠然态度者也能积极加入讨论。会议局面的展开有赖于主持人的引导能力，但在根本上还在于主持人的素质。
活跃会场气氛，调动与会者的积极性
会议总是在一定的环境中进行的。会议的顺利进行有赖于良好气氛的营造。主持者要想成功主持会议，除了必须具备敏捷的思维能力、较强的口头表达能力、良好的应变能力外，还必须善于营造和利用与会议主题相符合的气氛，才能保证会议顺利进行。
大家都知道，会议有不同的类型，有不同的要求，作为主持者，就要因会制宜、区别对待，在语言的运用上赋予不同的感情色彩。譬如在庄严的会议上，语言则应注意严肃性、规范性；在欢庆会上，语言则应热烈喜庆；在工作部署会上，语言应清晰、准确、明快；在动员、誓师会上，语言就必须富有鼓动性，以提高人们的决心与信心、干劲和勇气。不同的语言，应与不同的会议及不同的气氛相协调、相配合、相一致。
在会议上，调动与会者的情绪，要靠真情实感来产生共鸣。不能大喊大叫，捶胸顿足；不能巧言令色，甜言蜜语；也不能低眉顺眼，博取同情。要用真实的语言、真实的感情，还要靠对与会者的理解和尊重。
某厂为解决生产中存在的工序间衔接不畅的问题，拟对个别班组存在的“磨洋工”现象进行批评。管理者上来就说：“今天把你们找来，就是让你们知道，你们拖了厂里的后腿。你们说该怎么办吧？”会场气氛一下子就变得充满火药味，剑拔弩张。
上例中的管理者不问青红皂白的一通发作，甭说引起对方共鸣，恐怕求得合作都很难。会场成了战场，这会怎么开？
主持会议，当然希望吸引听众，调动听众的积极性，使他们更多地接受会议精神。因此，主持人要把听众的情绪鼓动起来，刺激听众的兴奋点和吸引其注意力。特别是当听众已经疲惫时，主持人更要想办法活跃调节会场气氛。
某单位的刘处长有个习惯，每周召开一次副科级以上人员会议，小结一周工作并部署下周计划；每月召开一次处里全体人员会议，小结一个月工作并部署下月计划。
为了活跃会场气氛，刘处长每次都会用三到五分钟做好开场白，即讲一个笑话。这是刘处长在读大学期间就自我陶冶的一种表达方式及演讲素质，因为他通过相关的语言教材得知，美国总统的演讲稿定稿之后，都还要经过幽默大师做最后的润色，以之于力求达到吸引听众的最佳效果。开会时，每当刘处长讲完笑话，会场的气氛便很活跃，发言的一个接着一个。
由此可见，活跃会场气氛，可以形成讲话者与观众的互动和交流，推进会议的顺利进行。主持人应该力求主持形式的创新，变着花样主持会议，这样就可以将会议的沉闷气氛一扫而光。
那么如何才能活跃气氛呢？
1.改变主持方式：主持会议的时候发言都会特别正式，一板一眼的，这是导致会议死气沉沉的重要原因，其实主持会议没必要那么死板，有时候适当的幽默可能会带来意外的“收获”，把每个听会议的人都调动起来，使他们真的“听”进去才是最重要的。
2.讲笑话：笑话是活跃气氛的双刃剑，笑话讲好了能够充分的调动听会议的兴趣，从而使得会议进行的十分圆满，当然如果效果太“冷”，使得大家不知道如何反应，会使得会议的气氛变得更加糟糕，此方法要“慎用”。
3.小游戏：游戏同样是活跃气氛的好方法，开会由于受到场地的局限，我们可以选择一些适合场地的小游戏，最好是能够全员配合的游戏，争取做到不落下一个人，一个好的游戏会把会议的气氛带到“顶点”。
4.小活动：跟游戏的功效差不多，跟游戏的不同之处在于活动本身的选择很重要，如果主持者挑选一些枯燥乏味的活动不但不能够活跃气氛，还会使得气氛变得更加尴尬，因此挑选活动一定要注意。
5.热门话题：好奇是每个人的天性，每当出现一个新的话题都会被大家热议很久，因此讨论当时的热门话题是永远不会过时的妙招，是活跃气氛的必备利器，不过主持者一定要控制住场面，不要让气氛活跃过头了。
小贴士
开会时，活跃气氛是好事，但是过头了就不是好事了，千万不要让会议变得本末倒置。
会议结束，做好总结工作
一次成功的会议不仅体现在漂亮的开场上，也体现在圆满的收尾上。
在会议即将结束时，主持者要对会议的有关情况及所取得的成果，进行简明扼要、全面客观的总结归纳。总结应力求客观、符合实际，不要言过其实，随意夸大。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要客观地指出存在的问题，提出今后需要努力的方面。会议总结得好，能起到承上启下的作用，对促进下一步的工作非常重要。
会议总结虽然没有一个固定的模式，但其内容大体应包括以下几个部分。
第一部分，会议基本情况。主要是讲会议的过程、与会者的表现。
第二部分，会议的主要收获。这是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力，会议统一了哪些思想，提高了哪些认识，研究解决了哪些问题。
第三部分，今后工作的意见。这部分主要是根据会议总的精神，结合工作实际，提出落实会议精神的意见。即对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求，对会议确定的目标、任务进行分解，落实到有关单位和个人。
结束会议前要制定或引出决议，在这个时刻，若没有主持人的有力领导，往往功亏一篑。在闭会阶段，要充分发挥主持人的权威。要向与会者报告已得出的结论，尚存的分歧和会后要采取的行动。
另外，会议结束时还应注意以下几点问题：
1、评估刚刚结束的会议，以作为改进未来会议的参考。
2、确保各项决议记录在案。
3、要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
4、要趁全体与会者在场时安排好下次会议。
5、通报取得的成果：简明地列出达成的协议，把它向与会者公开。
6、指出分歧：不能指望会议会在全体与会者意见一致的情况下结束。要用明确的语言指出分歧，估价它的影响并说明是多数人还是少数人的意见。
7、明确今后的行动方法：指出哪些事情会后就得落实，负责人是谁，感谢与会者的帮助。
8、明确提出带有保密性的悬而未决的问题，只留在会议室中，出了会议室不得议论和传播。
9、把会议决定的事项印成文件或会议纪要，发给与会者和与此有关的人。
10、主持人应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而无效”。
小贴士
会议总结一般可采用如下方法。
1．直叙法。就是简要概括地回顾叙述会议办了哪些事，形成了哪些共识，解决了什么问题，加深与会者的印象。
2．归纳法。就是在简要回顾会议过程的基础上，对整个会议精神进行高度归纳、概括。
3．鼓动法。在对会议作全面总结的情况下，用鼓舞人心的话做结束语，对大家提出希望和要求，号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。
会议的总结是详细还是简要，要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。
控制会议进程，召开完美会议
林斌是一家公司的销售经理，最近他患上了会议恐惧症。其实，林斌本是一个开朗热情的人，经常通过开会的方式，和下属们唠家常、谈心，分享自己感觉好的一切东西。但在一次会议中，他却听到了下属满腹的牢骚。“怎么又开会啊？手头还有好多事情没做完呢，这下又要加班了。”“有什么好开的，天天如此，烦死了！”……这些抱怨，让林斌觉得很尴尬。本来，林斌想通过开会，和下属打成一片，沟通感情，遇到难题还可以在会上通过讨论的方式加以解决，可是下属的“怨声载道”，让林斌逐渐对开会产生了心理阴影，开会前，总是想起那些抱怨的话，于是，开会越来越少。
正当林斌无法摆脱开会的心理阴影之际，公司组织了一次中层干部培训，在培训的过程中，林斌向培训师说出了自己在开会时的困惑。对此，培训师对他进行了开导，并讲述了开会的流程，他认为在开会之前，上司应该将开会的主题告知大家，然后询问大家有没有必要以这样的主题开会讨论，如果很多人都觉得没有必要，上司就可以采取单独击破的方法解决问题。如果大家都觉得有必要，就确定开会的时间，而后叮嘱参与会议的人员做好发表意见的准备。
会议真正召开的时候，上司通常是会议的主持。此时，他要推动这个会议的进程，明确会议的目的，要达到什么样的效果，然后围绕会议的主题进行讨论。一旦有人偏题，主持人就要及时更正。同时，会议上要尽可能地得出一个大家都认可的结论。如果有必要，还可以让一名下属做会议纪要，在会议结束后，将整理的会议纪要发给参与会议的全体人员。这样大家都会对开会的内容非常清晰，也会更明确地理解自己的任务。
培训师讲完后，林斌很受启发。于是，下次开会的时候，他开始按照培训师所说的会议流程召集会议。果真起到了很好的开会效果。自己也逐渐摆脱了具有会议恐惧症的心理阴影。
由此可见，有效地掌控会议的整个进程，既能达到会议的目的，又提高了开会的效率。
会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法。
1．会议召开之前，主持人需认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
2．主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
3．主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建设性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。
4．在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。
5．应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。
6．当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。
7．多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
8．会议较长时，应安排短时间的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言**，特别是某一问题或其中一个方面的讨论尚未结束时。
9．应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。
10．除非必要，一般不宜随意变更议程。
11．当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。
12．注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的**与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。
小贴士
为了保证在有限的时间内获得满意的结果，会议主持人有责任控制会议的节奏，做到有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。有效地控制会议的进程，很重要的一点，就是使各项议程尽可能地依照先预定程序推进，不要轻易改变，在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论。那种“天马行空”式的“漫谈”，只会使会议脱离轨道，既浪费时间，又毫无成效。作为主持人，要恰当地纠正偏离会议主题的现象，保证会议取得良好效果。