会议是团队沟通最常用、最有效的一种方式，它起着传递信息、达成共识、凝聚人心、沟通协作等重要作用，是保障团队执行成效的重要力量。然而，一个又一个无效的会议正在上演，无论是管理者还是其他团队成员，大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨！无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源，而且大大降低了组织的效率，是团队执行力的敌人。因此，身为团队的管理者，必须成为一名优秀的会议管理者。
团队要想赢，先学会开会
团队协作离不开沟通，沟通离不开会议。从一个不起眼的会议上，就能看出这个团队凝聚力是否强大。如果一个团队开会，成员在汇报工作时，抱着“这事儿不赖我”的态度，习惯于把问题责任推向自己的上家或者下家；或者在接受新任务时挑肥拣瘦，总想拣着容易的做，那么这种团队必然不能担负重任，甚至在日常工作中也经常漏洞百出。
在一次团队培训活动中，有位主管分享他们公司如何处理团队冲突的故事。他说：“以往在我们主管会中，最常听到的话是互相批评、互相攻击，场面热闹。像‘因为生产部未按时交货，所以业绩没有完成！’，‘因质量设计不良，产生顾客抱怨与退货’，‘因业务下单交期太短，中间插单、改单……造成生产不顺’，很多的‘因为你的……不对，所以造成我的……不能做事，或者是都是因为你没有配合，我的……所以无法完成’；每次会议都为相互间没有配合好的事，与这段期间的缺失、问题争辩不休。”
“经过几次的会议，有一天，刚回国接任的总经理终于忍不住了，在会议上当场用力拍桌子，‘啪’，把正在争辩中的主管们吓了一大跳。总经理说：‘从现在开始大家改变报告内容，不用再报告别人有什么错误或缺失而责备别人，在会议中只能报告两个内容，1.在本周内哪些部门、哪些人对你有什么贡献？2.检查你自己还有哪些未做好或不足之处，接下来你要如何改进？’”
这位主管欣喜的说下去：“之后的第一次会议，大家都很不习惯，以往只注意别人有什么缺点不能与我配合，不曾注意别人对我会有什么贡献。而总经理要求在会议上要报告别人对我有哪些贡献，在全场一振鸦雀无声之后，好不容易有人才挤出来说，‘谢谢你陈经理，那一天在会议室，你为我倒茶！’总经理也接受。”
几次以后，会议的气氛转变了，公司内在的气氛也奇怪的随之改变了。每位主管在会议中报告，注意到别人对他的帮助愈来愈多，表示感谢之外也对自己不足做检讨，带来了感谢感恩的气氛，也带动了自我检讨、负责的工作态度，团队合作凝聚也增强了。”
这位主管得意地说：“这是因为在会议上，对别人表示感谢是肯定别人对我实质的帮助，对自己的检讨是对自己不足的策励。但是过了两个月又有进一步的发展，在会议中大家突然发现：如果只有你感谢别人，而没有别人感谢你，那代表什么意思？因此，促动了每个人在注意别人对我有什么贡献之余，也主动去找机会协助别人，找为别人服务贡献的机会，团队凝聚就在这个过程中形成了。”
开会是每个团队不可少的，而会议的过程是操纵在团队每一位成员的手中，会议成功是每一位的功劳，需要大家都发挥团队精神。
所谓“上下同欲者胜”。一个团队要有灵魂，把控好每一次团队会议的质量是最为关键的一环。召开的会议若是卓有成效，既可以增强团队成员间的信任感、安全感、幸福感，又可以获得个人成就感、加强责任感，最终打造一个坚不可摧的团队。一个圆满的会议和决议会带给团队带来强大的凝聚力，这是一门艺术也是一门综合性的技巧。
开会是一种团队活动，因此我们也需要讲求团队精神，团队合作精神本质上讲是一种集体精神，不存在于个体之中，这种精神只有在集体活动时才会表现出来，至少存在于两个人以上的一个团体，开会这种形式的团队精神存在需要一定的基础。
1.平等参与。开会时不存在地位上面的高低，只要参与活动，所有成员地位一律平等。假如存在这种心态，我地位低，只管听，少讲一点，否则别人认为是出风头，以后领导会给小鞋穿，假如存在这种潜规则和心态，团队活动的基础遭到破坏，企业内部还是有一定的官僚作风，禁锢着企业内部创造潜力的爆发。
2.信息的充分交流和共享。开会的目的是进行信息的充分交流，是一种团体行为，不是一种个体行为，大家踊跃发言，面红脖子粗的进行争论，忘记自我，充分交流信息和意见，最终得出上佳方案，这才是真正的团队精神。从一定程度上讲，开会就是进行争论，道理越争论越明白，争论和辩论构成了解决问题的关键活动。
3.让每位队员都要参与。这点大家应该都知道，但往往又没有做到。什么叫参与？不是坐在一起就是参与，而是要一起去分析，去考虑，去讨论，去解决，那才是参与。我们现在的团队开发会议中，大部分队员们只关心分到自己手中的任务，会前准备也只关心自己手中的一点，开会时耳朵也只听自己的那一点，发言时也只讲自己的那一点，好像只要管好了自己的那点小任务就是万事大吉了。这是大错特错，无论是对项目还是对自己都是有害而无利。所以，与会者要踊跃发言，积极参与，这种主人翁责任感可以孕育开会的团队精神，企业中间的创造力来源于开会的团队精神，时代呼吁开会中间的团队精神的升华和发展。
4.权、责、利划分明晰。开会时，团队每个人都有具体的分工和职责，没有重叠的部分，就不容易形成推诿的局面。此外，团队成员能够明确告诉对方彼此的目标、压力和需要的帮助。就像足球一样，前锋需要人传球，守门员需要后卫帮助防守。只有彼此紧密配合，才能取得最终的胜利。
5.团队成员相互沟通。有沟通的机会，特别当意见分歧时，主持者要总结相同和分歧的意见，特别强调一致之处，然后要让少数的一边有机会解释他们的立场﹑希望和忧虑，最后让团队决定应该怎么办。
6.会议要有定论。一个没有定论的会议是一个失败的会议。没有定论就没有效果，没有效果就是浪费，无助于项目开发。即使在会议结束时还没有结论，那么就要有主持人来强制给出一个临时定论，这也就要求了主持会议的人必须要有很大的责任心和能力。
7.会议后要有执行。这是团队能够取得成功的关键因素。设想再好，执行不到位就是空谈。你的团队成员可以不聪明，但一定要勤奋，要执行力强，对于拟定好的战略要迅速地、不折不扣地贯彻执行下去，对于每一个细节和每一个流程都要落到实处。
小贴士
开会是一种很有效的交流方式，它让大家面对面的把问题说出来，并共同解决。这种面对面的交流更有效，更能表明各人的态度。如果长期没有组织会议交流，很多人会有失落感，感觉被组织遗弃，所以，开会也是能增加团队成员归属感。不过千万不要开一些冗长无结果的会议，会让大家心情浮躁，疲惫，从此讨厌开会。
限时开会和发言，提高团队会议质量
有这样两个小笑话：
领导开会，开了很长时间，众人疲惫不堪，突然听到领导说了一句，下面我讲最后一点，众人都精神起来。然后，领导又说了一句，“这一点我分三小点来讲。”众人……晕倒。
一日，某领导对办公室主任说，好长时间没讲话了，找个地方去讲讲。办公室主任说所有的地方都去讲过了，只有XXX医院还没去过（按：XXX医院是精神病院）。于是领导同志就去此医院讲话。医院召开全体医护人员及病人大会，请该领导作报告。领导抑扬顿挫地念了半天稿，悄悄问办公室主任：“怎么没人鼓掌？”过了一会儿，听讲的一位精神病人恍然大悟说：“啊，我听明白了，原来又进来一位病友。”
看过这两个笑话后，大家作何感想？
现在会议发言的冗长，是目前各种大小会议不鲜见的现象。讲话者、发言者只要坐到或走到台上，出口便“洋洋洒洒”，长篇大论，动辄一两个小时，甚至更长。这并不是因为内容的重要与演讲的精彩，而是其中套话和废话太多。当套话和废话已经成为一种顽疾的时候，不下猛药是无法根绝的。硬性规定发言时间，就是一种最好的办法——不想被半路赶下台，就赶紧在规定时间内将事情讲清楚！
国内外许多相当重要的会议，都相继作出了限时发言规定，而且效果十分显著。联合国大会要求每人发言不得超过5分钟，不少国家的代表甚至是国家元首本人都有因超时而被主持人的铃铛声赶下台的尴尬经历。2000年上海财富论坛的第一天，“以信息科技为中心的首席招待官圆桌会议”不设主讲人，40位中外“巨头”，每位发言者的发言时间最多不得超过90秒。实践证明，限定会议时间、讲话时间成了不少地区和部门精简会议采取的一个重要手段。
某公司召开2012年上半年工作总结暨下半年工作计划大会，公司经理主持主持会议，各部门主管及员工100余人参加会议。
为提升开会效果，压缩会议时间，改变过去开会发言套话过多、主题分散和篇幅冗长的弊病，该公司采取限时发言的办法，规定每人限时8分钟，临近规定时间会有工作人员举办提醒告知，由于时间有限，发言人员都会选择重点，简明扼要加以阐述，达到了突出主题、精简会议的目的，实际效果很好。
由此可见，开会限时发言以提高效率和减少废话，是一种行之有效的方法。
限时发言，不是简单地缩短发言时间，删减发言材料，而是改变“开长会、念材料、讲空话、耗时间”的形式主义，倡导讲问题、求实效的会风，力求发言短而精、深而透，体现求真务实的工作作风。
限时发言有如下几点好处：
1.限时发言，有助于转变会风，扭转会议无限期，上面讲的起劲，下面听的无味的现象。
2.限时发言，有助于提高发言人的思维、表达能力，展现发言人的综合素质。既然限时，发言内容就不能漫无边际，就必须在规定的时间内使发言内容能够做到点面兼顾、重点突出、逻辑合理、思路清晰。而要做到这些，势必要求发言人能够多把工夫用到会下，认真思考、准备。否则，只能够是顾头不顾尾。
3.限时发言，有助于培养雷厉风行的工作作风和快捷高效的工作追求。这种形式的本身就已经说明，在规定的时间内高质量地完成一件工作已成为一个具体的要求。同时，采取这种形式后，会议时间更加切实可控，大家一定程度上可以从文山会海中得到解脱，把更多的时间和精力用到抓落实的更为具体的工作中去。
小贴士
在会议的限时发言中，要让自己的发言言之有物、一语中的，需要与会者对本单位的情况、分管的业务了然于胸——哪些需要强调解决，哪些可以一带而过。这一切离不开对日常工作的认真梳理和深入思考。只有这样，才能思路清晰，有足够的发言权。
真正团结的团队，开会必然是简洁高效的
现如今，各种会议愈来愈多，碰头会、洽谈会、紧急会议、总结会……团队管理，必不可少的一个项目就是开会。“有事开会，没事也开会，开会再开会，不开怎么会”，面对常常临时安插进来的会议，很多人不禁这样的调侃。如何提高会议效率、使会议更受欢迎、增进会议在团队管理中的效用，成为不少领导者关心的一个问题。
其实，开会也是涉及时间管理，让会议时间缩短，也是让会议更有成效。拖沓的会议，是对所有参会者时间的蔑视，同时，也会极大降低以后开会的热情和效率。
曾在20世纪20~50年代领导通用汽车公司的斯隆，每周的6个工作日中大多花在会议上——有3天花在固定成员的正式委员会会议，另外3天则与通用汽车的个别经理人或是一小群经理人举行特定目的会议。在每次正式会议开始的时候，斯隆会宣布会议的目的，然后他就开始聆听，他从来不做笔记，同时除了澄清模糊之处外，他也很难得发言。到会议结束时他会做总结、向与会者致谢，然后离开。接着他会立即写下一份备忘录给参与会议的一位成员，在这份备忘录中，他会归纳总结讨论的内容与结论，并且明确指出会议决定的工作任务。他会明确指定负责该项决定的工作任务。他会明确指负责该项任务的经理人，以及最后完成的期限。他会将备忘录的副本发给每一位参加会议的成员。靠着这些备忘录——其中每一份都是大师的杰作——斯隆把自己变成一位极为出色而卓有成效的CEO。
会议是把团队结合在一起的凝固剂。通过会议形式，可以将领导意志变为团队意志，然后狠抓落实。好的领导肯定是善于开会的领导，一个优秀的团队会议应该是群策群力、集思广益的会议。
其实，开会是一个很好的团队管理工具，会开得好，可以事半功倍，让团队成员热情高涨；会开得不好，则会打击团队成员的士气，浪费宝贵的时间。如何高效地开会，不妨参考下面的建议。
1.确定会议目标。在会议开始前，通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标。如果你是个拖沓的人，在你召集会议前就写好日程。包括你的团体将需要讨论的或者将要决定的任何事情，但是要简短、明了。
2.作好会前准备。如果公司对会议作了更好的准备和会前沟通，这能大大提高会议的效率，相信大多数经理是不会错过这种卓有成效的会议的。你应根据会议内容的安排和重要程度的不同，花费30～60分钟来准备你负责组织或主持的会议；分发准确的议程，并召集合适的人员参会。
3.用先进的手段开会。建议应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，图表结合。另外，电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本，大大提高沟通的效率。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。
4.控制发言时间。有效地控制发言时间，可以使会议尽可能简短且有成效。开会时，有些人好为人师，喋喋不休，他们不仅消耗时间，还会让可能拥有最佳想法但不如他们那样伶牙俐齿的参会者没有机会发言。会议主持人有必要礼貌地打断他们，以缩短冗长的个人独白。
5.会后检查执行情况。会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯，最好能有配套的培训来进一步强化执行力。
小贴士
无效会议会带来的危害：
1.目标没有办法实现，会议的成本泡汤。
2.机会成本、场地费用、资料成本等损失巨大。
3.与会者对会议不满，会降低士气，对团队工作没有任何帮助。
传播正能量，远离负能量会议
正能量，是负能量的反义词，指一切赋予人向上的和促使人不断追求的、让生活变得圆满幸福的动力和感情。正能量是使团队达到最高水平的最重要因素。
每个团队中，都需要正能量。正能量需要传递下去，传递给团队的每一个人。团队领导者通过会议，激发成员积极性，凝聚共识，从大家的智慧中提取合理有效的见解，从而为团队制定目标及前进路线。这应当是传递正能量的最好方式。
但如果会议中，领导不停地指爹骂娘或者挑剔刁难，下属则诺诺不敢言，那么这个团队也没有任何竞争力，领导长期的“**威”已经磨灭了下属团队成员的意气斗志，或是给员工埋下了嫉恨的种子，他们根本无法投入自己的感情来工作。显然，这样的会议是属于负能量会议，这个团队也无法拥有正能量。
李华所在公司的销售部是一个有9个人的团队，虽然大家的能力等相差很大，但从来相互合作，没有任何人受到歧视和不被尊重。大家在开小组会议时畅所欲言，对问题的披露没有任何阻力，大家会后也相互合作。
但有一个奇怪的问题，每次有经理在的那些会议，大家（基本上每个人）都不想说任何话，基本等经理把事情布置完毕后，大家散会，在会后也基本上不提这次开会的任何事情，就好像这个会议没有开过。
为什么会有如此大的差别？
原来：经理在每次开会前，都在批评每个人一番，基本上是按照顺序来，在这样的会议上大家就好像“牛鬼蛇神”一样。批评完后，经理再按照顺序来询问这些成员有没有什么问题，每个人都想早点出来，固然什么问题也没有了。
就是因为大家什么都没听进去，所以什么也不太记得，会后讨论什么？即使有人提及此次开会的话题，对方马上说，没听清楚或说忘了。如此的什么会议是充满负能量的，同时也是无效的。
毋庸置疑，我们都乐于看见有那么一支充满正能量的团队，它能够超越一切障碍，毫不动摇、坚定不移，最终达到我们的目标。也许你刚刚得到升迁，想着怎样做一些事情，来巩固自己的地位和声望；也许你是个领导者，想把你的团队的工作水平提升到一个全新的高度；也许你已经是一位经验丰富的经理人或团队“领头羊”，希望你的团队更加高效且生机勃勃。不管你的角色是什么，如果你想改变，必须意识到拥有正能量团队的巨大价值。
那么，我们该如何在会议中传播正能量呢？
1.领导者要具有阳光心态。开会是一个直接表现管理能力的平台。因此，开会时，领导者最好是以积极、阳光的心态在会场上亮相，面带微笑，神情开朗。即使工作中遇到了问题，需要沟通协调，也不要急于发脾气，阴着脸去开会。这样才能在开会时给员工正能量，员工也会认为你是一个有能力的领导，遇到这么大的困难还能如此淡定从容，信心大增。
2.早会要多激励少批评。对员工来说，开会很重要，工作中时常会出现偏差，需要公司及时发现斧正，给予指定方向和目标。因此公司需要通过会议去不断修正员工的目标，帮助其成长。特别是对从事销售行业的人来说，更是如此，否则他们会因为缺乏管束而跑偏位置。这其中早会是重中之重，领导者只有这个时间能与他们沟通，而且员工一天的心情大多跟早上的感受挂钩。因此，早会一定要多激励，尽量少批评或者不批评。
3.相互倾听。当人们觉得自己的话被认真理解时，就会觉得受到尊重、鼓励，彼此之间建立信任。开会时，团队领导者如果不掌握倾听的技巧，就无法建立与团队成员之间的信任关系，就创造不了高效、正能量团队。会议中，团队领导者要专注倾听他人的发言，要主动地、有意识地开动脑筋去思考，理解他人表达的观点和感觉，设法明白说话人头脑中有着怎样的思想。只有这样，才能让说话人相信你是真正在倾听，才能建立双方的信任。
4.解决会议中的分歧。每个人都是有差异的，思想也不尽相同。会议中，存在意见分歧并不奇怪，也不可怕，重要的是怎样有效地化解这些分歧，让队伍团结起来。分歧大多是因为观点不同造成的，在不影响团结的分歧中，任何问题都是可以拿到台面上来进行客观讨论的，每一方都可以自信地陈述自己的立场，而另一方则真诚地倾听，在双方思想碰撞的过程中，寻求理解，达成共识，消除分歧，建立良好的工作关系。团队领导者要努力创造一个解决分歧的轻松环境，消除大家的紧张情绪，引导大家互相倾听，将解决分歧的过程变成促进大家进一步理解的过程。
小贴士
“正能量”指的是一种健康乐观、积极向上的动力和情感。开会时，为了有效地激励员工，这个时候喊上一句具有正能量的话，前进的道路上必定增加许多的动力。正能量传递的是一份积极的心态，让不良情绪释放干净。
提高会议质量，杜绝开会玩手机
随着时代和社会的发展，手机已成为现代人生活工作的一个组成部分，甚至是须臾不可离开的工具。如今，无论在餐桌、在车上，掏出手机玩得不亦乐乎已成了许多人的“习惯动作”。对于常常开会的人，手机更是成为他们消磨时间的良好工具。
无论是数百人甚至上千人的大会，还是几十人的小会；无论是较高层次的干部会议，还是普通的员工大会，抬眼一望，必然有这样的景象：与会者大多手持手机，专心致志地低头摆弄，全然不顾台上的报告人讲什么。
这天下午，销售部召开季度会议。小王走进会议室，屁股刚坐稳就拿出手机放在桌上，会议开始，手机屏幕也亮了。领导说“今天的会议主题是……”小王听而不闻，开始用手机刷新微博，一次十几条，直到所有的更新都被看完。领导说：“我要讲的第三条是……”小王的手机从微博转到了朋友圈，把所有好友的照片评论一遍。接着，他用尽量低调的动作伸了一下懒腰，看看前面讲话的领导，对讲话内容不甚了了。愤怒的小鸟不流行了，现在流行的是神庙逃亡，特意关了声音，就是为了方便会议时间，玩得入迷了，身体也不由随着主人公左转右转，动作太大，对领导投来的白眼也浑然不觉……
会议终于开完了，小王关掉手机，准备离开会场。此时，他却被领导留下，个别谈话。可想而知，一顿劈头盖脸的批评是避免不了的。
用手机看微博、玩游戏是正常的事，但要注意的是，千万不要在错误的时间、错误的地点使用。
有人曾作过一项调查，七成职场人开会玩手机，借助工具逃避约束。调查数据显示，虽然大多数人保持着开会准时参加、不私下讲话、不早退等守则，但是有近半数的被调查者承认在开会时用手机和朋友互传短信聊天，14%的被调查者选择打手机游戏来打发时间，还有一些人看手机上的趣味短信和新闻等。只有三成左右的被调查者表示，他们开会时不玩手机。
这个数据让人惊叹：开会为什么会变成手机大“杂烩”？与会者不好好开会，而是要玩与会议无关的手机，这是为什么呢？一方面需要会议主办者检讨。有些会议太枯燥乏味，空洞无物，与会者实在没有“毅力”去认真听完。好多会议又印发会议材料，听和不听关系不大，会后照本宣科，任务就完成了，所以也就安心玩手机了。如果会议内容重要，会议讲话吸引人，不好好听报告就难以完成工作任务，这样的会议还会有人玩手机吗？另一方面就是个人的作风问题和素质问题。有些人工作态度本来就不端正，懒散习惯早已养成，开会不玩手机也会打瞌睡、看杂志，搞出另外一些名堂来。还有就是缺失做人应有的基本道德与素养，开会玩手机无疑是对会议举办方的无视，对讲话人的不尊重。对于这些人需要用制度、纪律来约束，对违规者作出必要的处罚。
小贴士
开会玩手机，既是对别人不尊重，更是对自己不负责。人这一辈子，工作只有短短几十年，经常消极开会，便会消极工作，让自己在岗位上平凡一辈子。
深度思考：有些会议真的有必要开吗
在开会之前，首先要确定一个问题——这个会议是否有必要召开。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。
一天上午，某公司临时决定召开会议，不少员工甚至不知道什么原因，就被叫去参加这个莫名其妙的会议。拿那位主持领导的话，就是原来本来甲方业务人员内部评审软件设计界面的讨论会议，后来考虑到沟通的需要，临时让技术人员参加；技术人员又出于沟通的需要，临时让开发公司的相关人员参加；公司领导为了表示重视，结果让全体参与界面设计的人员参加。最后本来只能容纳不到30人的会议室，坐了60多人。会议的内容无非是每个业务人员轮流讲述自己对界面的观点和看法，从外观到内容到构思，无所不谈。冗长的会议持续了整半天，三个多小时只过了一个界面。会议过程中烟雾缭绕，窃窃私语，话题海阔天空。有人实在觉得无聊中间退出去了，更多的人为了面子坚持完了半天时间。半天结束以后，每个人都长吁一口气，说这种会议实在没意思。
高效会议的第一步，就是在开会前想清楚有没有必要开会。会议效率的高低直接影响管理的效果，但会议的效果总是不尽如人意。研究认为，70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。
大量的有效时间被浪费掉了，仅仅是因为领导者认为面对面见到是非常重要的，或者因为，像老驴拉磨，他们习惯了一些具体的惯例。圣母大学的管理学教授J.S.奥柔克第四指出，确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的。如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。
开会是在做事，不是开给人看的。开会就要开有效的会，开有用的会。如果开会只是表明已经开了几次会，表明很重视这项工作，而不计实际效果，这样的会当然成本大于收益，少开或者不开为宜。通常来说，下面这些情况下需要开会：
（1）想从下属那里获取信息或建议；
（2）想让下属参与解决问题或制定决策；
（3）有问题需要向下属澄清；
（4）有重要事情需要把下属集中到一起传达；
（5）有问题涉及多个部门而需要协调解决；
（6）有问题不明或责任厘定不清。
你真的需要开会吗？无论你是决定自己发起开会，还是即将参加别人组织的会议，在做出决定之前，务必认真思考这一问题。要知道，一旦参与会议，你就要付出宝贵的时间，而且无法确保这些付出是值得的。除了开会，你还可以通过其他有效的方式来解决问题。
英国一家公司规定不经过4个步骤，就不得向会议提出某一提案：第一，要深入仔细地讨论议题；第二，研究其原因；第三，先考虑以下可能的解决对策；第四，事先准备好可行的方案。在这家公司里，这种原则不仅适用于会议，而且还适用于电话。他们解释说：“这种做法，使我们可以避免仔琐事上面多花时间。而且我们认为，有些事情用个别谈话的方式就能够解决，完全没有必要再开会。”
会议合为时而开，开会要花费宝贵的时间和金钱。所以说，会议只有在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.利用新的沟通手段代替开会。现在通讯技术手段极其发达，为减少改进会议创造了客观条件。比如原来须聚在一起开的会，现在开电话会、电视会、网络会，也可收到“面对面”之效，既节约成本，又节省时间。
2.合并开会。把时间相近、主题相近、参会人员相近的两个或多个会议合并开，是减少会议的一种好形式，也是一种创新。但值得注意到是，如果把若干不相干的会议合并到一起开，会议的效果就会让人产生怀疑。会与会之间的内容是互不相干的，那么，与会人员本来听一个会，结果就要听若干个会，反而开会的大部分时间成了“陪会”。
小贴士
开会，是个学问，不会组织开会的人，经常会搞的会议很多，而且很没有效率，建议有过类似组织开会的人，不管大会小会，都好好的准备一下，能在开会前、会后解决的问题，就不要去会上讨论，成功的会议，应该是用来征求大家对会议组织者的决策、方法的认可、意见、修改建议。
会议后有落实执行，才是有效会议
会议是否有绩效、能否真正地产生效果取决于对于会议结果的及时跟踪和落实。只开会，不落实，会让会议变得失去意义，这同样是开会效率不高的体现。
有这样一个小故事：
某地的一群老鼠，总是被一只凶狠无比的猫追赶的四处逃窜，它们都很郁闷，希望能改变这种现状。于是，老鼠们召开会议共商对策。有的建议加紧研制毒药，有的说干脆一齐扑上去把黑猫咬死。最后，有一只老鼠提出了一个与众不同的想法：“老鼠杀猫是不可能的。如果不能杀死它，就应设法躲避它。咱们推选出一名勇士，偷偷地在猫的脖子上挂个铃铛。这样一来，只要猫一动就会有响声，大家就可以事先躲起来。”大家的都十分赞同这个计划，因为都觉得再没有比这个主张更好的建议了。但很快就产生了一个新的问题，那就是如何把铃铛系上去？这个棘手的问题让老鼠们一筹莫展！老鼠们谁也不敢去给猫挂铃铛。就这样会议不了了之了。
这个故事告诉我们：没有落实，一切都是空谈。开会是抓工作的一种方法、一种手段、一个环节，已经成为工作中不可缺少的一部分。在会议上传达精神、形成决议、解决问题、制定规章制度。然而，会议制定好决策、制定好措施，事情只是做了一半，更重要的另一半就是贯彻落实。所以说，会议结束后，要有指定的人负责整理会议的最终结论，由领导签批后，通知部门或专人负责落实，要明确责任，规定期限，限定好执行时间和汇报总结的时间，并指定人负责监督检查决策的落实情况。
1.总结性提醒。在会上把问题讨论出结果并不代表完事儿了。对许多参加会议的人来说，会后若没有一个总结性的纪要来提醒一下，就跟没开过那个会一样。因此最好的结尾是对整场会议进行总结，并且对会议中所布置的各项任务给出明确的时间节点。这既有助于理清整场会议思路，也方便接下来的工作进行。
2.做好会议纪要。也许有人会说，每个参会者都做了记录，还用多此一举吗?事实上，会议纪要是一个很重要的部门资料，尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。
3.整理好会议内容。在会后，会议发起者还应该将会议的内容按主次整理好，通过邮件或其他形式分发给与会者。这封邮件非常重要，它首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。会议发起者还可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，这首先能帮助确认该次会议达到了什么效果，其次还有助于提高今后开会的效率。
4.会议结果不要有模糊字眼。在许多会议结束后，都常常没有确切的结果，比如：“基本上同意”、“大致通过”这样的话，要尽可能减少甚至拒绝。因为这样的话根本没有意义。因此，会议一定是要有明确结果。哪怕没有明确结果，也要给出达成结果的时间。
5.确认理解。会议结束后，还需要针对分工责任人、项目的时间限制等问题，询问所有参会者是否理解并认可，即进行确认理解的过程。只有得到全部员工的认可，并使得员工明确了自己的职责所在以及时间上的限制，整个项目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可检查性。完成确认理解的过程，那么整个会议从准备到实施及最后跟进的过程也就完成了。
小贴士
值得注意的是，一个会议最终能收到什么成效，往往很大程度上取决于会后跟进的速度和力度。
开会迟到现象，该用什么办法惩治和杜绝
开会迟到，是一个看似平常却十分棘手的难题。很多公司为此制定了种种奖罚措施，但是，开会迟到现象依然普遍。
在有些人看来，开会迟到是再小不过的事情，但是在联想，却是不可原谅的事情。柳传志认为，立下的规矩是要严格遵守的，如果每次开会都有人迟到的话，所有的事情就都议不成了，所以柳传志定下规矩：只要不请假，不管多重要的事情，都不能迟到。迟到了就要罚站，罚站就一定要站一分钟。而且，罚站的方式是大家先把会议停下来，看着迟到的人站一分钟，像默哀似的，让迟到的人感觉自己非常难看。二十多年来，联想的开会迟到罚站制度一直延续下来，无一人例外。
柳传志自己也被罚过三次。有一次，柳传志被关在电梯里面，那时没有手机，叫天不应，叫地不灵，只好认罚。柳传志说：“罚站是件挺严肃、挺尴尬的事情，开小会的时候，你得独自站着。更大的会场，你迟到了，会都停开，全体人员静默，都看着你站1分钟。”而第一个被罚站的人，是柳传志的一个老领导，他撞在了枪口上，柳传志印象深刻：“我说，完了我到你家给你站1分钟！他站了一身汗，我坐着也一身汗。当时的确尴尬，但是制度必须严格执行。”
由此可见，会议的管理制度必须要严格，不管是谁违反了，都要按规定处罚。领导开会迟到也是如此。否则无法达到上行下效的目的。
另外，不守时是会传染的。曾几何有这样一句出现频率很高的话：“八点开会十点到。”意思说的是八点开会，稀稀拉拉的，十点能开起来就不错了，事实上，确实如此，本来很守时的人，经过三番五次地早到苦等，也就把准了脉搏“八点开会十点到。”了，被个别不守时的人拉下水。一个群体中只要有一个人经常不守时，整个群体很快会染上这个毛病。因为每个人都这么想：“反正是要等他的，不如我也晚点去。”这可以说是一种顽疾，那么该如何根除呢？
1.为员工做榜样。身为领导，要身体力行，坚持守时原则，做到按时、准时、守时，雷厉风行、说到就到，以一流的工作态度向广大参会人员传递“正能量”。作为出席会议的领导，一般要在会议开始前2~5分钟到达会场。如果出席会议领导不能带头准时上会，不仅会形成“众人等一人”现象，造成大量时间浪费，而且也无法在参会人员中树立守时的良好形象，影响到整个会风改进。所以说，出席会议领导作为会议的主导者，只有以身作则、率先垂范、按时上会才有底气要求参会人员严守会议纪律、严格上会时间。
2.建立相关的奖惩措施。奖惩制度具体包括：准时参加会议的人的奖励制度、不准时参加会议的人如何惩罚、会议效果评价与会议决议的跟踪落实与相关人员的考核如何挂钩。如未准时参会的人员要被罚款，罚款的数额为奖励每个准时参加会议的人员10元人民币，即假设与会人员为10人，有8人准时参加，2人迟到，则迟到的2人需当场各拿出40元人民币分发给准时参加的8人，每人10元，由会议主持人具体督办。如未执行，则扣发主持人相同额度的工资发给准时参加会议的人员。
3.让迟到者丢面子。从心理学角度谈，中国人都讲究面子，领导者可以利用人们的羞耻之心，曝光错误，解决迟到问题。例如，让迟到的员工当众罚站，或者是给迟到者设立一个迟到席，让其就坐。如此几次，脸皮再后的人也会有所收敛。
4.用无声的语言谴责。沉默不表示消极，一个失望眼神，一声叹气，甚至一声冷笑，都会给员工无形压力，体会到上司无上的威严。
5.自谦式提醒。对于第n次开会迟到的员工，你恭敬上前：“对不起，昨天忙昏了头，忘了通知你今天有会，真是该死！”寥寥数语，管叫他恨不得找个地洞钻进去。
6.放任式提醒。如果迟到者屡教不改、我行我素，你索性可以淡然置之。下次开会，特别是重大会议，你不要通知他，如此几次，保管他下次不敢迟到。这一招对中层管理者特别有效。
小贴士
为了防止员工开会迟到，会议的主持者可以把开会的时间定在“零头时间”，而非完整时间。例如，与其在两点整开会，不如在两点零五分开会。因“零头时间”给人一种“已经迟到”的压迫感，能加快与会者步向会场的脚步。
开会开得好是效率，开得不好就是浪费
开会是我们日常的工作方式，也是组织生活的一项重要活动。作为一种沟通方式，开会非常重要。它为领导者提供了传播愿景、制定战略计划，以及制定威胁和机会应对计划的机制。开会还有助于集思广益，并提高员工的参与度。可是，与那些有价值、富有成效的会议相比，有太多的会议是在浪费时间。可以毫不夸张地说：“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。看到太多企业会议杂乱、效率低下，实在令人心痛。
在相当多的企业，其会议的效率正好与开会时间成反比，即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议，也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容，他也可以侃上半小时。往往说者信口开河，听者心猿意马。会议效率之低，到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。
其实，学会开会是一件非常重要的事情。现在的会议频率高、效率低，成本高、效果差，都缘自于不会开会。正因为不会开会，这会就难免开得松散、疲软、拖沓，也就难免效率低、效果差；正因为效率低，所以会期就长；正因为效果差，这会议就多——类似于广种薄收。还因为开会没有规矩，与会者对会议也没有什么要求，会议组织者无须精心准备，怎么开都行，这也使得谁都敢发个通知就开会。会议一多，会期一长，这会议的成本势必就高。
月初，丁力被公司提升为销售部经理。新官上任，他决定召集所有的部门员工举行会议。他将会议通知的任务交给助理小丽。小丽接到任务后，对着办公室的人大声广播道：“经理说了，明天下午开会，所有人都要参加。”
第二天下午，丁力打算召开会议。他将小丽叫到办公室，对他说：“你去安排一下，五分钟后我们开会吧。”小丽点头答应，跑回办公室对部门内的所有人说：“现在去会议室开会吧。”话音刚落，有人抱怨说：“手头还有紧急的工作没完成呢！”有人抱怨说：“我约见的客人马上就要到了。”……抱怨声此起彼伏，小丽生气地说：“经理让开会的，你们自己看着办吧！”有一个员工根本就不知道开会的事情，原来昨天小丽通知的时候，他出去拜访客户，不在办公室。
员工们陆续起身，来到会议室门口，才发现会议室里面已经坐满了人——其他部门正在开会。小丽只得折回经理室，对丁力说：“经理，其他部门的人正在会议室开会，会议室现在不好用。”丁力想了想，说：“那就等一会儿吧。”
半个小时后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。这时，丁力也过来了，他做到会议桌中间的位置，看了看周围，发现还有些员工没有来。他说：“还有人没到，我们再等等。”小丽也起身去办公室催促。
又过了10分钟，人员全部到齐了。丁力宣布会议开始。他说：“召集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：1.本部门的月度目标；2.各位对我今后工作的想法和要求；3.产品销售话术的完善。”员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。
丁力也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。沉默了很久，大家才你一言我一语地开始说话。可是，说话的内容却漫无目的，随意扩展。说着说着就扯到了公司的薪酬体系上，大家各有看法，抱怨声一片。这时，丁力开始说话了，他详尽地阐述自己今后的工作计划，一个人足足讲了半小时还不停歇。只是他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，人们听着听着就不耐烦了。有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。
会议室里的人越来越少，最后会议不了了之。
开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。
开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。无效的会议不仅让参与者感觉痛苦，而且是组织效率低下的罪魁祸首之一。而它所浪费的时间完全可以用来做其他重要的事。更加严重的危害是，由于会议的无效，团队、组织之间无法达成共识，无法有效地协同、合作，进而导致团队执行力下降。
小贴士
会议是工作的一个载体，如何开好会议确实很重要，开得好效益高，开得不好效益差，所以在正式开会之前，首先应确定哪些情况下必须开会，以下的情形就没必要开会：
1．需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
2．需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
3．需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
4．传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
5．身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如销售团队，有一个晨会，晨会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
6．汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。