无论你是政府职员还是公司白领，无论你是高层领导还是一般员工，“开会”已经成为职场人士最为熟悉的一种工作方式。但随着社会的不断发展进步，开会的形式和方法也发生了巨大的转变，所以，我们也应该与时俱进，不断学习和掌握一些新的开会理念和方法，有效地解决工作中遇到的各种问题，以便取得更好的会议效果。
跟客户开会，就这几招
小伟是一家软件公司的销售员，最近他手里有一个项目，可是却一直搞不清楚客户的关键角色，也拜访不到关键人物，为此非常苦恼。这天下午，小伟临时接到客户通知，让他明天和软件工程师一起去客户公司开会。他慌了手脚，怎么办呢？还是向别人请教请教吧！于是，小伟找到业务员老刘，说明了情况。
老刘问他：这个会议的目的或者主题是什么啊？
小伟居然不知道。
老刘提醒告诉他：“如果不知道客户要谈什么，就贸然前往是非常危险的。”
听了老刘的话，小伟立刻打电话给客户。原来，客户想知道他们的软件和现有的软件如何对接，硬件有什么要求，另外想要个报价。
在明确会议目的后，老刘给了小伟如下几点建议：首先要跟工程师好好沟通，最好做一个方案说明软件对接问题以及硬件需求。这样不仅会提高沟通效率，聚焦问题，也会显得自己非常专业，对客户也很尊重。同时建议他报价问题最好拖延一下。一来软件这东西可大可小，需求稍微变动一下，报价都可能会变动很多，交流初期还是不要贸然报价，不然后期会很被动。同时在还没有理清楚客户方的决策流程和预算，这个时候报价后续会有很多问题。最后一个建议是，会议结束时要弄清楚会议之后客户需要什么提交物。回去之后要就这次会议撰写一份会议纪要，让老板和同行的工程师过目之后发给客户确认。
小伟听完建议之后连忙表示感谢。
身处职场，我们总是被各种会议缠身，除了公司内部的会议外，还要和客户开会。和客户开会是一门学问，开的好，可以赢得订单，受到客户和老板的赞赏；开的不好，就会错失客户，生意失败。那么，该如何和客户开会呢？
1.明确跟客户开会要达成什么目的。开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知道要说什么，这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。
2.明确自己在会议上扮演的角色。分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产品，我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是出主意的人，还是了解信息的人，还是帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。值得注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们一家公司，还会有参与项目会议的其他公司。这种情况下，有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要权衡。切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。
3.要符合客户口味。开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格，有的客户喜欢看图片，有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。
4.会议结束一定要总结。会议结束时要弄清楚客户需要什么提交物（方案？硬件清单？还是安排进行调研？）。回去之后要就这次会议撰写一份会议纪要，发给客户确认。这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。会议纪要应该包括会议时间、地点、人物，主要的交谈记录以及形成的决议和后续安排，其中决议和后续安排部分是重点，一定要写清楚。
5.会议结束后的安排。这个问题有点不上台面，但是也非常重要。如果销售经费允许，在与客户方会议联系人联系会议情况的时候要确认会议结束后客户方是否有意一起用餐之类的问题。在会议结束的时候如果时间正是饭点儿，也要至少礼节性问问客户能否一起用餐。餐桌是最好的交流平台，饕餮之间，很多信息就透露出来了。
小贴士
在与客户开会时，要注意以下几点：
1.服装要简洁整齐，这可以说是谈判的一个资本，错误的着装很可能会毁了这次会议，或者让生意泡汤。
2.与客户讨论问题或说话，要讲文明礼貌，不要出言不逊。
3.缓解内心的紧张，保持一个轻松的心态。
劳逸结合，开会和休息两不误
记得有一句广告词是这样说的：“我不在开会，就是在准备开会的东西，要么就是去开会或会后回来的路上。”日益紧张的现代社会中，会议成为许多人无法避免的工作形式。车轮战术的会议，就像一把双刃剑，带来高效工作效率的同时，也为浸泡在会海中的人们带来憔悴和疲劳。
小希是一个南方女孩子，由于工作需要，她被公司派到东北的哈尔滨办事处工作。由于南北方气候的差异，小希来到哈尔滨不久就出现了水土不服的情况。北方的气候干燥，特别是冬天，天气寒冷，更令小希苦不堪言。
最要命的是，公司为了和北方客户洽谈业务，小希不得不往返于各种会议中，有的时候一天要参加几次会议。当然，也有一次会要开几天的情况。
每次开完会后，小希就觉得眼睛干涩，头脑发晕，腰酸背痛……各种病症席卷而来。天天坐办公室，本来就有各种职业病，而且开长会对于亚健康的小希来说，简直就是雪上加霜。现在，一听到说要开会，小希就眉头紧锁，却又无计可施。
身处职场的你，是否也和故事中的小希一样，被各种会议搞得疲惫不堪，甚至身体都发出了“预警”的信号？如果你是会场上的第二个小希，下面这些忙里偷闲的技巧可以帮你缓解开会疲劳。
1.闭目冥想法。在会议进行到他人发言的间隙，你不妨低下头抓紧l分钟时间闭目养神，或者用两手交叉支在桌子上罩住眼睛，以防被别人看见。然后想一件你觉得非常舒心的事儿，进入短暂性的冥思状态。
2.握拳法。身体坐正，双手放在隐蔽处（如桌子底下），暗暗握紧拳头、绷直上肢或者双手交差紧握于身前，然后心中从1默数到10，体验到手部和上肢紧张的感觉后，突然松开拳头、放松双手，反复进行几次，体会手臂交替的紧张和放松。
3.大口吸气法。先使身体处于自然的放松状态，大口无声地吸气后，然后慢慢地将肺部的气体全部排出。这种吸气呼气方式与正常的呼吸交替进行几次，之后你会感觉浑身上下非常舒服。这个动作很隐蔽，一般不会被别人发现。
4.猜拳法。双手放在隐蔽处，做石头、剪子、布的猜拳动作，这一招可使手部得到有效的伸展。
5.刮按法。用右手的拇指和食指用力按住下巴，然后除小指外的其他四个手指慢慢揉搓下巴的肌肉。
小贴士
如果开会时间长，感觉身体僵硬、腰酸背痛的话，可以到会场外活动一下。要注意的是，一开始起身时千万不要用力过猛，缓步离开会场，到外面后，再以正常的不俗活动一下筋骨。
开好周例会，让你的业绩飞升
成功的周例会本身就是一种良好的沟通，通过这种沟通，不仅能增进队员之间的感情，有利于形成整个团队的凝聚力，增强团队的战斗力，还能实现有效的管理，提高各部门执行工作目标的效率，追踪员工工作进度。因此，作为一个团队的领队人，开好周例会是我们的责任所在。
于洋是一家房地产公司的项目经理，他身边的员工始终在抱怨公司的氛围不好，沟通不足。于洋非常希望通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周都要参加例会并且发言，但对立回应如何进行，于洋却不知如何规定，很快项目组成员就抱怨例会目的不明，效率太低，缺乏效果，等等。而且由于在例会上意见相左，很多组员开始争吵，甚至影响到人际关系的融洽，为此，于洋非常苦恼。
那么，如何开好周例会呢？
1.固化时间和内容，形成惯例和习惯。要固定时间点，比如每周一上午10点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲，总结上周做了什么，各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯例，开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅，才会提高效率。
2.做好会前梳理和会中引导工作。作为例会的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。所以，要在会议之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么动态，下一步有什么策略和活动规划等，对需要明确的重点内容，要首先列一个大概的会议提纲，以免遗漏。在人员汇报工作的过程中，哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等，组织者都要非常清楚，适时强调和引导，以确保会议的顺畅和明确会议的要点。
3.充分沟通，解决问题。很多工作都需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合，需要团队合作的精神。比如一个好的推广活动，不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力，设计出更吸引眼球的海报和助销工具，需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设，提出合理化的建议意见，还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、可行的策略和措施，一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多，需要相互之间充分的沟通，从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略，从而找到更好的方案和方法。
4.总结例会内容。周例会结束之前，需要由会议负责人对本次会议的达成的内容进行汇总说明，一般是将记录的内容读给大家听，确认记录的内容和与会者的想法是一致的。
小贴士
周例会是工作过程中进行例行沟通的重要手段，只有充分认识到周例会的作用与形式，明确流程并严格执行，才能提高周例会的效率与质量。
站着开会，效率更高
开会是每个公司的“必修课”，每位老板都有自己的开会风格。但许多会议都让人昏昏欲睡，浪费大量时间却难以完成预定的议题，效率很低。美国的一个研究表明，站着开会比坐着开会可以节省34%的时间，而且会议效率极高。这是因为人坐在会议室宽大的椅子上，往往情不自禁地享受其中，大脑比较放松，容易产生惰性，很难集中精力去做一件事，更不会有时间上的紧迫感，导致很多会议效率低下。
为了提高开会的效率，某公司设计了一间不带手机、不带笔记本电脑、站着开会的会议室：整个会议室就留下了两块写字用的小白板和一张仅仅能放下一台笔记本电脑的小方桌，在这里开会不鼓励带电脑和手机，是站着开的一种“**会议”。为了这个“**会议室”，公司还专门做了海，发到员工的邮箱里。海报上写着一行字：开会这件事儿，简单比复杂好。
刚使用这间办公室的时候，公司的人都挺不适应的。因为不鼓励带电脑，就一个人在玻璃板上又写又说，就好像从前老师在黑板前上课一样，其他人都成了学生，感觉实在有点奇怪。不过，很快大家就体会到了这间办公室的特有“味道”——自由，超级自由。
开会时，大家围成一圈，随意站就行，累了坐着躺着都没人说你，这样特别有利于发挥想象力和创造力，金点子哗啦啦地往外冒。
有一位员工说：“一周一次的例会，原来讲一个小时，现在至少能缩短10分钟。很多时候，在两条腿都站累之前会议就结束了，效率还是挺高的。”现在，公司还打算买个闹钟放在里面，让大家掐着时间开会。
站着开会，乍看，非人性化，容易累，实则正因为站着消耗体力，使开会发言者不敢怠慢，讲话要切中要点，言而有物，言简意赅。这样能够提高会议效率，节约会议时间，倡导会议新风。
站着开会，看似很简单的一个活动，其实内涵丰富，如果能够成为一种习惯，还是不容易的。其成功的要点为：
1.与会者无论身份、职位高低都站着开会，既显示平等、庄重，又显得活泼、潇洒，有利于与会者专心开完会。
2.开会不要拘泥形式，休息区、工位空场地或走廊上都可进行，全体最好站立讨论，力求迅速高效得出结论和结果。因为在恶劣的条件下，为了尽快结束这种不舒适的状态，大脑的潜能会被激发出来。
3.开会要直奔议题，拒绝闲谈式会议，尽量15分钟得出结论，时间最长不超30分钟。这样能促使参会人员在会前充分准备，提高开会效率。
4.站立会议时一般要有白板，在白板上粘贴的是本次会议的任务状态：未开始的任务，进行中的任务，中断的任务，完成的任务。
5.会中应该更新每个任务的进展状态，直接在白板上移动任务贴纸。工作状态的直观看板也是一种了解进展、明确目标的有效手段，可以随时提醒团队成员，我们在何处？我们离目标有多远？
6.在开站立会议时，不是每位成员给领导汇报工作，而是大家是平等的，是给团队的所有人一起同步进展。这也是一种文化的培养。
7.如果有人开会总是迟到，需要制定惩罚措施，要培养守时的文化，团队的文化。
小贴士
站着开会有三个作用：一是让与会人员的距离能更靠近、互动更佳；二是站着开会能缩短会议时间；三是能让与会人员更专心。“空间较小，人与人的距离就变短了，互动当然也会比较好，而且人们会为了避免会议拖太久脚酸，自然会尽量避免不必要的讨论主题与时间。同时，站着开会肢体语言较丰富，传达讯息也能更精准。
视频会议，看得见的远程会议
随着企业规模的壮大，人员和分支机构的增多，许多成长的“烦恼”便不可避免地相伴而生：比如管理问题、沟通和效率的问题。这时候，企业领导者往往会发现，为了沟通，他们不得不花费大量的成本，比如各种会议费用、差旅费用，以及相关的时间成本，但效果却往往差强人意。
针对企业的沟通难题，视频会议系统应需而生，成为人们轻松开会的最好的选择。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音，还可以清楚地看见他的表情、动作，带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件，让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流，还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效，从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。
李靖是某红酒销售公司的华北区经理，负责公司的产品推广，渠道维护，人员培训等工作，每个月都需要花费大量时间参加各种会议及业务培训，其中有大量时间花费在旅途上，而且效率不高。在采用视频会议系统后，李靖提高了处理日常事务的工作效率。之前，他需要舟车劳顿于各地分公司协调业务，现在座在办公室就可以轻轻松松处理了，节约了大量的时间。各部门也可以经常进行沟通，为他能随时掌握公司的销售情况和突发事件及时做出决定。
企业的时间管理可以说是成本管理的一种重中之重，一个企业如果能充分的利用各种时间，那么其效益一定能得到有效的改善。上例中的李靖通过网络视频会议，采用远程办公的方式，为自己节省了大量的时间，提高了工作效率。
视频会议具有以下几个优点
1、成本更低：软件成本低，并可自选搭配摄像头型号等硬件，所以也降低了硬件成本。如果会议不需要视频，那单纯的屏幕播放也可以组成更简约的培训式视频会议。
2、使用场地灵活：软件不仅可以架构为会议室到会议室的视频会议，也可以坐在电脑前进行视频会议，在局域网内还可以与跨互联网的移动电脑进行移动视频会议。
3、功能更丰富：软件不只局限于语音视频功能，还能够屏幕共享、播放媒体文件共享、群发文件、群发通知、多会议并用等丰富的即时通信的功能。
4、部署更简单：不需要专用设备，仅电脑、摄像头（摄像机）、麦克风、音响就可以视频会议。简约培训式视频会，仅计算机也足以。
对于需要经常出差的职场人士来说，网络视频会议已经成为最便捷高效的沟通方式。那么，网络视频会议怎么开？在召开的过程中需要注意哪些问题呢？
1.会前准备工作。视频会议召开前，做好以下相关准备工作：（1）拟定议题议程；（2）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；（3）提前一天通知参会单位或个人。
2.开会时要做到以下几点：（1）保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。（2）不发言时和发言结束时请用终端遥控器将本地麦克风静音。（3）作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。（4）参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。
3.会议结束。（1）在会议结束后，不要急于离开会场，应对会议效果进行总结汇报。（2）等会议组织者终端断开连接后，再将设备关
小贴士
现在许多企业为了节约大量时间和成本都使用视频会议，所以视频会议系统无论应用什么场合，什么目的，其最终的也是最直接的效益节省开支，提高工作效率。
电话会议，让沟通无极限
随着人们追求快节奏生活和工作方式的发展，在工作会议中，电话会议的模式开始成为工作者的选择，它们不仅具备了快节奏的工作模式，同时在工作效率上也有所提升和发展。
所谓电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。与传统会议相比较，具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。
刘明是一家外贸公司的销售经理，经常要与出差在外的销售人员沟通联系，安排工作。公司30个销售人员，有时，同样一个工作安排，他要打给每个人，重复同样的任务。既耗费大量的时间和电话费用，又疲劳不堪。在一个销售员的推荐下，刘明开始尝试使用电话召开电话会议。原来他每天要给销售人员打几十个电话，通过电话会议，只需拨打一个电话就全部搞定了，大大节约了沟通的时间成本和费用，业绩自然也是迅猛上升。
由此可见，使用电话会议来开会是极为简单的操作过程，而且它们的功能效果也能够让我们的工作得到更好的发展。那么如何召开进行电话会议呢？
1.安装电话系统。想要开起电话会议，电话会议系统是必备的，需要用户首先联系通信公司，安装好电话会议系统才可以。
2.登记申请。电话会议需要用户通过通信公司的客户端申请到一个账号及密码，确定密码才可以进入电话会议系统，才可以以主持人的身份召开电话会议，如果没有这个帐号和密码的话就不可以。
3.召开电话会议。一般可以提供以下几种召开会议的方式，您可根据实际需要进行选择：
（1）与会者自行拨入方式：每个会议参加者无论身在何处，只要拨打一个特定的电话码，然后输入会议号码和密码，即可加入会议。
（2）召集者拨出方式：由会议召集人逐个拨通与会者号码，再经会议召集人证实与会者身份后加入会议。
（3）混合方式：即用户可选择一部分与会者自行拨入，一部分与会者则由会议召集者逐个拨出召集。
（4）群呼方式：在预定的时间由系统自动呼叫主持人和所有成员参加会议。
以上三个步骤都完成，一场电话会议才可以顺利地开起。如果电话会议的过程中收到干扰，导致信号不稳，则需要检查干扰源，无需紧张。
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为了保证电话会议的有效进行，参会者最好控制在6人左右，最多不能超过10人。